Datenschutzhinweise zur Transkription und KI-gestützten Gesprächsanalyse
Stand: 01.09.2026
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Transkription und KI-gestützten Auswertung eines mit uns geführten Gesprächs verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Reelity GbR
Brahmsstraße 28
18069 Rostock
Deutschland
Vertreten durch die Gesellschafter: Ben Bischoff, Lukas Oehme, Thomas Pham
E-Mail: info@reelity.de
Telefon: +49 151 61640343
2. Worum geht es?
Bei bestimmten Verkaufs-, Beratungs- oder Kundengesprächen möchten wir die in Google Meet verfügbare Transkriptionsfunktion nutzen und den daraus erzeugten Gesprächstranskripttext anschließend mit KILES Core KI-gestützt auswerten.
Die Auswertung dient dazu, unsere Gesprächs- und Beratungsqualität zu reflektieren und zu verbessern. Hierzu können insbesondere Gesprächsstruktur, behandelte Themen, Fragen, Antworten, Einwände, nächste Schritte und vergleichbare Aspekte des Gesprächs analysiert werden.
Die Transkription und KI-gestützte Auswertung erfolgen nur, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben.
Wenn Sie nicht einwilligen oder Ihre Einwilligung vor dem Gespräch widerrufen, wird das betreffende Gespräch nicht für diesen Zweck transkribiert und nicht mit KILES Core ausgewertet.
Ihre Entscheidung hat keinen Einfluss darauf, ob das Verkaufs- oder Beratungsgespräch stattfindet. Das Gespräch kann auch ohne Transkription und KI-Auswertung ganz normal durchgeführt werden.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Bereits zur Organisation des Meetings und zur Einholung Ihrer Entscheidung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name, soweit verfügbar,
- geschäftliche E-Mail-Adresse,
- Meetingtitel,
- Datum und Uhrzeit des Meetings,
- Meeting- und Kalenderkennungen,
- Organisator- bzw. Hostinformationen,
- Teilnehmerinformationen,
- Status der Einwilligungsanfrage,
- Ihre Zustimmung oder Ablehnung,
- Datum und Uhrzeit Ihrer Entscheidung,
- gegebenenfalls ein späterer Widerruf,
- technische Nachweis-, Versand- und Zustellinformationen.
Wenn Sie einwilligen, können zusätzlich insbesondere verarbeitet werden:
- der durch Google Meet erzeugte Transkripttext,
- Sprecherzuordnungen und Zeitinformationen,
- von Ihnen und anderen Gesprächsteilnehmern getätigte Äußerungen,
- geschäftliche Gesprächsinhalte,
- Fragen, Antworten und Einwände,
- Namen oder sonstige personenbezogene Informationen, die während des Gesprächs genannt werden,
- Gesprächszusammenfassungen,
- Coaching- und Verbesserungshinweise,
- qualitative Analyseindikatoren,
- gegebenenfalls Scores oder Prozentwerte,
- ausgewählte Gesprächsausschnitte oder begrenzte Zitate,
- technische Verarbeitungs-, Sicherheits- und Auditinformationen.
KILES Core verwendet für die Gesprächsanalyse keine Audio- oder Videospur als Analyseinput. KILES Core führt insbesondere keine Gesichts-, Stimm- oder audio-basierte Emotionserkennung durch.
4. Wie erfolgt die Verarbeitung?
Nach Ihrer Einwilligung kann die für das Meeting vorgesehene Transkriptionsfunktion in der Google-Workspace-/Google-Meet-Umgebung von Reelity GbR verwendet werden.
Google Meet erzeugt dabei den Transkripttext.
KILES Core greift anschließend über die dafür vorgesehenen technischen Schnittstellen auf den eindeutig zugeordneten Transkripttext und die erforderlichen Meetinginformationen zu.
Der Transkripttext wird technisch verarbeitet und durch ein KI-Modell analysiert. Aus dem Gespräch wird anschließend eine strukturierte KILES-Analyse erzeugt.
Die strukturierte Analyse ist keine vollständige zweite Wort-für-Wort-Kopie des Gesprächs.
5. Zwecke der Verarbeitung
Die Transkription und anschließende KI-gestützte Auswertung erfolgen zu folgenden Zwecken:
- Verbesserung unserer Gesprächs- und Beratungsqualität,
- Reflexion von Verkaufs- und Beratungsgesprächen,
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Gesprächsführung,
- Erkennung von Verbesserungsmöglichkeiten,
- strukturierte Nachbereitung der Gesprächsqualität.
Ihre Gesprächsdaten werden im Rahmen von KILES Core nicht für eigenständige Werbe-, Marketing- oder Trainingszwecke von KILES verwendet.
Insbesondere werden die Gesprächsdaten nicht dazu verwendet, die von KILES eingesetzten allgemeinen KI-Modelle für eigene Zwecke zu trainieren.
6. Rechtsgrundlagen
6.1 Transkription und KI-Auswertung
Die Transkription des Gesprächs und die anschließende KI-gestützte Auswertung erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Verarbeitung erfolgt erst, nachdem Sie aktiv zugestimmt haben.
6.2 Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, beispielsweise Angaben zur Gesundheit, Religion, politischen Meinung oder sexuellen Orientierung, ist nicht Zweck der Gesprächsanalyse.
Da während eines freien Gesprächs jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden kann, dass solche Informationen erwähnt werden, kann ein Transkript im Einzelfall entsprechende Angaben enthalten.
Soweit solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten Bestandteil des Gesprächs werden und verarbeitet werden, stützt sich deren Verarbeitung auf Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Wir bitten darum, besondere Kategorien personenbezogener Daten nur dann in das Gespräch einzubringen, wenn dies für den Gesprächsgegenstand tatsächlich erforderlich ist.
6.3 Versand der Einwilligungsanfrage und Verwaltung Ihrer Entscheidung
Damit wir Sie vor dem Meeting über die geplante Verarbeitung informieren und Ihre Entscheidung einholen können, müssen bereits vor Erteilung einer Einwilligung bestimmte Kontakt-, Meeting- und Kommunikationsdaten verarbeitet werden.
Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse besteht darin, geplante Gespräche organisatorisch durchzuführen, betroffene Teilnehmer rechtzeitig zu informieren, ihre Entscheidung zuverlässig zu erfassen und sicherzustellen, dass ohne entsprechende Zustimmung keine Transkription und KI-Auswertung erfolgt.
6.4 Nachweis einer Einwilligung, Ablehnung oder eines Widerrufs
Bestimmte Informationen über eine erteilte Einwilligung sowie einen späteren Widerruf können gespeichert werden, soweit dies erforderlich ist, um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Pflichten nachweisen zu können.
Dies gilt insbesondere für Informationen über:
- die betreffende Person bzw. E-Mail-Adresse,
- das betreffende Meeting,
- den Zeitpunkt der Entscheidung,
- den Inhalt bzw. die zum Zeitpunkt der Entscheidung geltende Einwilligungserklärung,
- den Zustimmungs-, Ablehnungs- oder Widerrufsstatus.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten sowie, soweit einschlägig, zur Wahrung berechtigter Interessen an Compliance, Missbrauchsprävention und Rechtsverteidigung.
7. Freiwilligkeit der Einwilligung
Die Einwilligung ist freiwillig.
Sie können die Einwilligung verweigern, ohne dass Ihnen daraus Nachteile für die Durchführung des eigentlichen Verkaufs-, Beratungs- oder Kundengesprächs entstehen.
Wenn Sie nicht einwilligen, wird für das betreffende Meeting keine Transkription und keine KI-gestützte Gesprächsanalyse mit KILES Core durchgeführt.
8. Widerruf der Einwilligung
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Der Widerruf ist insbesondere über den in der Einwilligungs-E-Mail enthaltenen Widerrufslink bzw. über die Ihnen angezeigte Einwilligungsseite möglich.
Alternativ können Sie sich an Reelity GbR unter info@reelity.de wenden.
Der Widerruf muss genauso einfach möglich sein wie die Erteilung der Einwilligung.
Wenn der Widerruf vor der Transkription und Analyse erfolgt, findet die entsprechende Verarbeitung nicht statt.
Wenn Sie Ihre Einwilligung nach bereits erfolgter Verarbeitung widerrufen, bleibt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs unberührt.
Soweit für die weitere Speicherung der auf Ihrer Einwilligung beruhenden personenbezogenen Daten anschließend keine andere Rechtsgrundlage besteht, werden die betreffenden Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen und der vorgesehenen Löschprozesse gelöscht oder technisch unbrauchbar gemacht.
Bestimmte minimale Informationen über die ursprünglich erteilte Einwilligung und den Widerruf können weiterhin gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Nachweis- oder Dokumentationspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
9. Auftragsverarbeitung durch KILES
Für die technische Durchführung der KI-gestützten Gesprächsanalyse setzt Reelity GbR KILES Core ein.
KILES wird dabei grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag von Reelity GbR tätig.
Anbieter von KILES Core ist:
Julius Hahn – KILES App
c/o MDC#kiles
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
Deutschland
E-Mail: info@kiles.app
KILES verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen von KILES Core grundsätzlich nur nach Maßgabe des mit Reelity GbR geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags und der dokumentierten Weisungen von Reelity GbR.
KILES entscheidet nicht eigenständig darüber, ob Ihr Gespräch analysiert werden soll. Diese Entscheidung und die datenschutzrechtliche Verantwortung dafür verbleiben bei Reelity GbR.
10. Eingesetzte Plattformen und Dienstleister
Für die Bereitstellung und Durchführung der Verarbeitung werden verschiedene technische Dienstleister eingesetzt.
Google Workspace / Google Meet
Google Workspace und Google Meet werden von Reelity GbR als Plattform für das Meeting und die Transkription eingesetzt.
Im Falle Ihrer Einwilligung wird die von Google Meet bereitgestellte Transkriptionsfunktion verwendet. Das dabei erzeugte Transkript bildet die Grundlage der späteren KILES-Auswertung.
Die konkrete datenschutzrechtliche Beziehung zu Google richtet sich nach der von Reelity GbR eingesetzten Google-Workspace-Konfiguration sowie den hierfür geltenden Verträgen und Datenschutzbedingungen.
KILES / Base44
Die kundenbezogene KILES-Softwareumgebung wird unter Einsatz von Diensten von Base44, Inc. betrieben.
Base44 wird insbesondere für die Bereitstellung von Anwendung, Backend, Datenbank, serverseitigen Funktionen und privater Dateiablage eingesetzt.
Dabei können abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsschritt insbesondere Meeting-, Consent-, Analyse-, Sicherheits- und verschlüsselte Transkriptdaten verarbeitet werden.
OpenAI
Für die KI-gestützte Auswertung des technisch aufbereiteten Gesprächskontexts verwendet KILES die OpenAI API.
Hierbei werden die für die jeweilige Analyse erforderlichen Gesprächsinhalte an die API übermittelt und die strukturierte Analyseausgabe anschließend an KILES zurückgegeben.
Nach der für KILES dokumentierten API-Konfiguration werden API-Eingaben und -Ausgaben nicht standardmäßig zum Training oder zur Verbesserung der allgemeinen OpenAI-Modelle verwendet.
Für Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt die vertragliche Bereitstellung der entsprechenden OpenAI-Dienste nach der dokumentierten KILES-Anbieterstruktur über OpenAI Ireland Limited.
Resend
Für den Versand von transaktionalen E-Mails, insbesondere der Einwilligungsanfrage sowie gegebenenfalls weiterer Consent-Kommunikation, verwendet KILES den Dienst Resend der Plus Five Five, Inc.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Ihre E-Mail-Adresse,
- gegebenenfalls Ihr Name,
- der für die Einwilligungsanfrage erforderliche Nachrichtentext,
- technische Link- bzw. Tokenbestandteile,
- Versand-, Zustell- und Fehlerstatus.
Vollständige Gesprächstranskripte oder vollständige Gesprächsanalysen werden nicht als regulärer Inhalt der Consent-E-Mails versendet.
11. Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Bei einzelnen technischen Dienstleistern oder deren Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den Vereinigten Staaten, nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Soweit hierfür erforderlich, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage der nach der DSGVO zulässigen Transfermechanismen.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Empfänger entsprechend zertifiziert ist,
- EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO,
- ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.
Die konkrete Transferstruktur richtet sich nach dem jeweils eingesetzten Dienstleister und dessen aktueller Anbieter- und Subprozessorstruktur.
12. Speicherdauer
Die verschiedenen Datenkategorien werden nicht einheitlich lange gespeichert.
Vollständiger Transkripttext
Die innerhalb von KILES gespeicherte vollständige Transkriptkopie wird grundsätzlich für höchstens 90 Tage ab dem erstmaligen persistenten Import gespeichert.
Eine frühere Löschung bzw. technische Unbrauchbarmachung kann insbesondere aufgrund eines Widerrufs, eines Löschverlangens oder aus sonstigen rechtlichen Gründen erfolgen.
Die vollständige KILES-Transkriptkopie wird verschlüsselt gespeichert.
Nach Ablauf der vorgesehenen Aufbewahrung kann das für die Rekonstruktion des Transkripts erforderliche kryptografische Schlüsselmaterial technisch gelöscht bzw. unbrauchbar gemacht werden, sodass der verbleibende Datenbestand nicht mehr regulär zum ursprünglichen Gesprächsklartext rekonstruiert werden kann.
Strukturierte KILES-Analyse
Die aus dem Gespräch erzeugte strukturierte Analyse kann grundsätzlich für bis zu 24 Monate gespeichert werden.
Diese Dauer stellt keine zwingende Mindestaufbewahrungsfrist dar.
Eine frühere Löschung erfolgt insbesondere, wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden, ein wirksamer Widerruf vorliegt und keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung besteht oder ein sonstiger gesetzlicher Löschgrund eingreift.
Meeting-, Consent- und Nachweisdaten
Meeting-, Zustimmungs-, Ablehnungs-, Widerrufs-, Host-, Gate-, Zugriffs- und sonstige Nachweisdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies insbesondere erforderlich ist für:
- die Durchführung des jeweiligen Verarbeitungsvorgangs,
- die Beachtung Ihrer Entscheidung,
- den Nachweis einer wirksamen Einwilligung bzw. eines Widerrufs,
- Datenschutz- und Sicherheitsnachweise,
- die Bearbeitung von Beschwerden oder Betroffenenanfragen,
- die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden diese Informationen gelöscht oder auf einen erforderlichen Minimalnachweis reduziert, soweit keine gesetzlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
13. Empfänger personenbezogener Daten
Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Personen und Dienstleister, die diese Daten für die beschriebenen Zwecke benötigen.
Hierzu können insbesondere gehören:
- entsprechend berechtigte Personen bei Reelity GbR,
- entsprechend berechtigte Nutzer und Administratoren der KILES-Kundenumgebung,
- KILES als Auftragsverarbeiter,
- die von KILES eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter,
- Google im Rahmen der von Reelity GbR genutzten Google-Workspace-/Google-Meet-Dienste,
- sonstige Empfänger, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht.
Standardnutzer und Kundenadministratoren von KILES erhalten keinen regulären Zugriff auf die innerhalb von KILES gespeicherte vollständige Transkriptkopie. Ihnen können jedoch die für ihre jeweilige Berechtigung vorgesehenen strukturierten Analyseergebnisse angezeigt werden.
14. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung
Die KILES-Auswertung dient der Gesprächsreflexion und Qualitätsverbesserung.
Auf Grundlage der KILES-Analyse werden Ihnen gegenüber keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen getroffen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
KI-generierte Ergebnisse können unvollständig, fehlerhaft oder kontextabhängig sein und sollen deshalb angemessen menschlich eingeordnet werden.
15. Ihre Datenschutzrechte
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Sie können Ihre Rechte gegenüber Reelity GbR geltend machen:
Reelity GbR
Brahmsstraße 28
18069 Rostock
Deutschland
E-Mail: info@reelity.de
16. Beschwerderecht
Sie haben außerdem das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Sie können sich insbesondere an die für Reelity GbR zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde oder an eine andere nach der DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
17. Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich die eingesetzten Verarbeitungsvorgänge, Dienstleister oder rechtlichen Anforderungen ändern.
Für die jeweilige Einwilligung ist die zum Zeitpunkt der Einwilligung bereitgestellte Fassung maßgeblich.
Stand: 01.09.2026